Formulir permohonan beasiswa menggunakan formulir umum (Form Universitasseperti halnya pengajuan beasiswa lain). Berkas permohonan diserahkan ke bagian akademik fakultas masing-masing dan harus sudah sampai di Subdit Kesejahteraan Mahasiswa, Direktorat Kemahasiswaan UGM paling lambat tanggal 15 April 2013, serta telah dientrikan ke dalam Sistem Informasi Beasiswa.